Satzung

DEUTSCHE ARCHIV STIFTUNG

ansässig in: Kasseler Str. 4, 99310 Arnstadt

Präambel

Archivalien sind wichtige Zeitzeugnisse unserer Geschichte. Sie speichern Informationen in Bild, Ton und Schrift. Ihr dauerhafter Erhalt ist eine anspruchsvolle und generationsübergreifende Aufgabe zur Bewahrung unseres kulturellen Erbes.

Archivalien unterliegen einem natürlichen Alterungsprozess. Dieser schreitet in Abhängigkeit von Materialität und Lagerung unterschiedlich schnell voran. Mit dem Alterungsprozess geht ein Verlust von Informationen einher. Dies kann nur durch fachgerechte Lagerung und Digitalisierung verhindert werden.

§ 1 Name, Rechtsstellung, Sitz

Die Stiftung führt den Namen „Deutsche Archiv Stiftung“. Sie ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Arnstadt und verfolgt gemeinnützige Zwecke.

§ 2 Stiftungszweck

  1. Zweck der Stiftung ist die Förderung von Wissenschaft und Forschung, von Kunst und Kultur sowie der Volks- und Berufsbildung. Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich von Wissenschaft und Forschung insbesondere
  2. durch das Vorhalten einer Datenbank über das eigene und das durch Dritte zur Verfügung gestellte Archivgut zu wissenschaftlichen Zwecken,
  3. durch das Betreiben einer webbasierten Plattform zur Vernetzung der am Wissenschaftsbetrieb beteiligten Personen und Organisationen,
  4. durch das Anfertigen von Abzügen, Kopien und Digitalisaten im Rahmen der gesetzlichen, vertraglichen und urheberrechtlichen Bestimmungen,
  5. durch Publikationstätigkeit in eigenen oder fremden Medien.

Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich von Kunst und Kultur insbesondere

  1. durch die Aufbereitung, Konservierung und fachgerechte Lagerung der erworbenen Archivalien und Gegenstände,
  2. durch die Digitalisierung, Katalogisierung und Inventarisierung des Archivguts,
  3. durch die Durchführung und Aufzeichnung von Interviews mit lebenden Zeitzeugen.   

Die Stiftung verwirklicht ihren Zweck im Bereich der Volks- und Berufsbildung insbesondere

  1. durch den der Öffentlichkeit ermöglichten Zugang des nicht geschützten Anteils des eigenen und des durch Dritte zur Verfügung gestellten Archivguts,
  2. durch Ausleihe von Archivalien und Artefakten an interessierte Museen, Archive und Bibliotheken unter Beachtung der üblichen Ausleihpraktiken, des Zustandes und der Transportfähigkeit des Archivguts sowie der versicherungsrechtlichen Bestimmungen,
  3. durch Ausstellungen, Vorträge, Lesungen, Workshops oder andere Formen der Öffentlichkeitsarbeit. 

§ 3 Gemeinnützigkeit

  1. Die Stiftung verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.  
  2. Die Stiftung ist selbstlos tätig. Sie verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Die Mittel der Körperschaft dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Sie darf keine juristische oder natürliche Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Stiftung fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Unterstützungen, Zuwendungen oder Vergütungen begünstigen. Der Stifter und seine Rechtsnachfolger erhalten keine Zuwendungen aus den Mitteln der Stiftung. Davon ausgenommen sind Zuwendungen an den Stifter und seine Erben in den Grenzen des § 58 Nr. 6 AO.  
  3. Ein Rechtsanspruch auf Leistungen der Stiftung steht den durch die Stiftung Begünstigten aufgrund dieser Satzung nicht zu.

§ 4 Grundstockvermögen

  1. Das Grundstockvermögen der Stiftung ergibt sich aus dem Stiftungsgeschäft.  
  2. Das der Stiftung zur dauernden und nachhaltigen Erfüllung ihres Stiftungszwecks zugewendetes Vermögen (Grundstockvermögen) ist ungeschmälert zu erhalten.  
  3. Zustiftungen (Zuwendungen zum Grundstockvermögen) sind zulässig. Zuwendungen ohne Zweckbestimmung aufgrund einer Verfügung von Todes wegen können dem Grundstockvermögen zugeführt werden.  
  4. Im Interesse des langfristigen Bestandes der Stiftung ist das Stiftungsvermögen gemäß den nachfolgenden Bestimmungen anzulegen. Besonders geschütztes Grundstockvermögen: (Archivalien / Katalogbestände). Der weitere Aufbau des Archivbestandes ist ein Grundanliegen der Stiftung. Daher sind im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten Neuerwerbungen wünschenswert und zulässig. Bei Neuerwerbungen stehen die Sicherung von Sammlungen und Nachlässen im Vordergrund. Der Erwerb von einzelnen Autographen, Artefakten, Büchern, Exponaten, Karten, Gemälden, Skulpturen, Postalia, Numismatika und Memorabilien ist ebenfalls zulässig, wenn damit das vom Kuratorium und Vorstand gemeinsam verabschiedete Sammlungsprofil der Stiftung oder seiner Einrichtungen unterstützt wird.   Sachwerte: Immobilien, Aktien und andere Sachanlagen (außer Archivalien / Katalogbestände)   Zur nachhaltigen Vermögensbildung sind Sachanlagen wie Immobilien, Aktien- und deren Fonds zu bevorzugen, insbesondere solche, die geeignet sind, die dauerhafte und nachhaltige Förderung des Stiftungszwecks auf wirtschaftlicher Basis sicherzustellen. Zur Diversifizierung können weitere Sachanlagen wie Edelmetalle und Rohstoffe erworben werden.   Geldmittel: Konten- und Barmittel   Der Erwerb von Archivalien zum Zwecke der Aufnahme in den Katalog des Archivs steht bei der Mittelverwendung im Vordergrund. Andere Sachwerte können erworben werden, insbesondere dann, wenn die Notwendigkeit einer Erhöhung der benötigten Ertragslage dies erfordert. Eine Umschichtung zwischen Sach- und Geldmitteln kann aus Ertrags-, Strategie- und Risikogründen erfolgen. Auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Risiko- und Rendite ist zu achten.   Gewinne aus Vermögensumschichtungen können ganz oder teilweise für den Zweck verwendet, in eine Rücklage eingestellt oder dauerhaft dem Grundstockvermögen zugeführt werden, soweit dem nicht stiftungsrechtliche und steuerliche Bestimmungen entgegenstehen.  
  5. Das besonders geschützte Grundstockvermögen (Archivalien / Katalogbestände) muss in der Regel im Eigentum der Stiftung verbleiben und ist damit von der Umschichtung ausgeschlossen. Ein Verkauf ist nur in folgenden Gründen zulässig:  
    1. Die Sammlungsordnung, in der das Sammlungsprofil des Archivs festgelegt wird, ändert sich entsprechend.
    2. Beim Ankauf von Sammlungen oder dem Erhalt von Nachlässen werden bereits vorhandene Archivalien (Dubletten) oder nicht dem Sammlungsprofil entsprechende Gegenstände / Archivalien erworben. Diese Materialien können dann für die Weitergabe, den Verkauf oder die Kassierung ausgesondert werden.
    3. Insbesondere beim etwaigen Betrieb einer Bibliothek können deren Bestände nach den zeitgemäßen Erwartungen der Nutzer und einer guten Bibliothekspraxis ausgerichtet werden.

§ 5 Stiftungsmittel

  1. Die Stiftung erfüllt ihre Aufgaben:  
    1. aus den Erträgen des Stiftungsvermögens,
    2. aus Zuwendungen, soweit sie vom Zuwendenden nicht zur Aufstockung des Grundstockvermögens bestimmt sind.  
  2. Im Rahmen der gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen dürfen Rücklagen gebildet werden.

§ 6 Stiftungsorgane

  1. Organe der Stiftung sind  
    1. der Stiftungsvorstand,
    2. das Kuratorium.  
  2. Die Mitglieder der Stiftungsorgane sind zur gewissenhaften und sparsamen Verwaltung der Stiftung verpflichtet.  
  3. Die Tätigkeit in den Stiftungsorganen ist in der Regel ehrenamtlich. Für den Sach- und Zeitaufwand der Mitglieder des Stiftungsvorstandes kann das Kuratorium bei hinreichenden Mitteln auch eine in ihrer Höhe angemessene Vergütung beschließen.   Auslagen, die im Namen und für Rechnung der Stiftung oder im eigenen Namen, aber für Rechnung der Stiftung gemacht werden, und die durch die Belange der Stiftung bedingt, von dieser veranlasst oder gebilligt sind, werden ersetzt. Darüber hinaus können auch Aufwands- und Kostenersatz (z.B. für Reise- und Telefonkosten) geleistet werden, die ein Organmitglied im eigenen Namen und auf eigene Rechnung getätigt hat und die durch dessen Tätigkeit für die Stiftung veranlasst sind.  
  4. Die in dieser Satzung verwendeten Amts- oder Funktionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für Frauen und Männer.  
  5. Für die Umsetzung der Aufgaben kann der Vorstand eine Geschäftsführung bestellen.

§ 7 Stiftungsvorstand und Geschäftsgang

  1. Der Stiftungsvorstand besteht zu Lebzeiten des Stifters aus zwei bis fünf Mitgliedern, nach dem Tod aus drei bis fünf Mitgliedern.
  2. Die Mitglieder des Vorstands werden zu Lebzeiten des Stifters von diesem, nach dessen Ableben vom Kuratorium jeweils für die Dauer von fünf Jahren bestellt. Davon abweichend gehört der Stifter auf Lebenszeit dem Vorstand an.  
  3. Die Mitgliedschaft im Vorstand endet durch Ablauf der regulären Amtszeit, durch Tod, Amtsniederlegung oder Ausschluss aus wichtigem Grund (z.B. stiftungsschädliches Verhalten),  
  4. Bei der Bestellung werden vom Bestellungsorgan, also vom Stifter und nach dessen Ableben vom Kuratorium auch der Präsident und der Vizepräsident des Stiftungsvorstands bestimmt.  
  5. Wiederbestellung ist zulässig. Ein ausscheidendes Mitglied bleibt bis zur Bestellung des jeweiligen nachfolgenden Mitglieds im Amt. Bei vorzeitigem Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds wird das neue Mitglied nur für den Rest der Amtszeit bestellt.  
  6. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn der Präsident oder zwei Mitglieder in der Sitzung persönlich anwesend sind. Wenn alle Mitglieder zustimmen, können Beschlüsse auch im schriftlichen Umlaufverfahren gefasst werden; die Schriftform gilt auch durch Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare Übermittlung der Stimmabgabe in elektronischer Form als gewahrt.  
  7. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit diese Satzung nichts Abweichendes vorsieht. Abwesende Mitglieder können ihre Stimme in Textform (§ 126 b BGB) abgeben oder sich für einzelne oder alle Tagesordnungspunkte vertreten lassen. Der Umfang der Vertretung ergibt sich aus der Vertretungsvollmacht. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Präsidenten. Solange der Stifter Mitglied des Vorstands ist, kann kein Beschluss gegen seinen Willen gefasst werden (Vetorecht). Gleiches gilt, soweit Verwandte des Stifters in gerader Linie Mitglieder des Vorstands sind. Sind mehrere Verwandte in gerader Linie Mitglieder des Vorstands, so haben diese das Vetorecht einstimmig auszuüben. Kommt Einstimmigkeit nicht zu Stande, gilt Satz 1.  
  8. Verwandte des Stifters in gerader Linie werden, deren Einverständnis vorausgesetzt, mit dem Ableben des Stifters Mitglieder des Vorstands und übernehmen beginnend mit Geburtsfolge und im jeweiligen Wechsel, die Position des Präsidenten und des Vizepräsidenten. Der Stifter behält sich das Recht vor, diese Bestimmung zu Lebzeiten oder von Todes wegen abzuändern oder aufzuheben. Überschreitet die Anzahl der zur Übernahme eines Vorstandsamts bereiten Verwandten des Stifters in gerader Linie die Höchstzahl der Mitglieder des Stiftungsvorstands, so entscheidet das Kuratorium gemäß § 10 Abs.1d) über die Bestellung der jeweiligen Vorstandsmitglieder aus dem Kreise der Verwandten des Stifters in gerader Linie.

§ 8 Vertretung der Stiftung, Aufgaben des Stiftungsvorstandes

  1. Der Stiftungsvorstand vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich. Er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Der Präsident und der Vizepräsident sind einzelvertretungsberechtigt, sowie bei deren beiden Abwesenheit oder Verhinderung auch jedes weitere Vorstandsmitglied. Die Abwesenheit oder Verhinderung des Präsidenten und Vizepräsidenten ist in diesem Fall zu dokumentieren. Abweichend vom Verhinderungsfall des Präsidenten und Vizepräsidenten vertreten die übrigen Vorstandsmitglieder die Stiftung gemeinschaftlich.  
  2. Der Präsident und der Vizepräsident sind von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit. Der Vorstand kann im Einzelfall Untervollmachten erteilen sowie Rechtsgeschäfte mit sich im eigenem Namen oder als Vertreter Dritter vornehmen. Der Umfang einer Vertretung ist in einer vorzulegenden Vollmacht darzulegen.
  3. Der Stiftungsvorstand führt entsprechend den Richtlinien und Beschlüssen des Kuratoriums die Geschäfte der laufenden Verwaltung. Aufgaben des Stiftungsvorstandes sind insbesondere  
    1. die Aufstellung des Haushaltsvoranschlages der Stiftung,
    2. die Vorlage von Vorschlägen zur Verwendung der Erträge des Grundstockvermögens und zum Verbrauch bestimmter Zuwendungen,
    3. die ordnungsgemäße Buchführung, die Sammlung der Belege und Nachweise sowie das Ausstellen der Spendenbescheinigungen,
    4. die Erstellung der Jahresrechnung (Aufstellung über die Einnahmen und Ausgaben der Stiftung und Vermögensübersicht), die Fertigung des Berichts über die Erfüllung des Stiftungszwecks und die Vorlage der für die Rechnungsprüfung erforderlichen Unterlagen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres an die Stiftungsaufsichtsbehörde,
    5. die Einstellung und Entlassungen von Mitarbeitern der Stiftung sowie deren Förderung im Rahmen von Aus- und Weiterbildung,
    6. das Werben um Zustiftungen und Spenden und
    7. die Zusammenarbeit mit der Stiftungsbehörde und dem Finanzamt, um den nachhaltigen Fortbestand der Stiftung und damit verbunden die Erfüllung des Stiftungszweckes zu sichern.  
  4. Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 9 Kuratorium

  1. Das Kuratorium besteht aus fünf bis fünfzehn Mitgliedern. Es wird entweder zu Lebzeiten des Stifters oder obligat nach seinem Tod eingerichtet. Solange das Kuratorium noch nicht errichtet ist, übernimmt der Vorstand die Aufgaben des Kuratoriums.  
  2. Sofern das Kuratorium zu Lebzeiten eingerichtet wird, erfolgt die Erstbestellung der Mitglieder durch den Stifter. Nach dem Ableben des Stifters erfolgt die Erstbestellung durch den Vorstand. Im Übrigen erfolgt die Wiederbestellung als auch eine etwaige Erhöhung der Kuratoriumsmitglieder durch Zuwahl durch das Kuratorium.  
  3. Die Mitglieder des Kuratoriums werden auf die Dauer von 3 Jahren bestellt. Wiederbestellung ist zulässig. Ein Mitglied kann vom Kuratorium mit einfacher Stimmenmehrheit aus wichtigem Grund (wie z.B. stiftungsschädliches Verhalten) ausgeschlossen werden. Dies gilt nicht für den Stifter. Er kann auf Lebenszeit Mitglied des Kuratoriums sein. Die Mitgliedschaft endet ferner durch den Tod eines Mitglieds. Endet die Mitgliedschaft während einer Amtsperiode, darf das neue Mitglied nur bis zum Ende der Amtszeit des ausscheidenden Mitglieds bestellt werden. Das ausscheidende Mitglied bleibt bis zur Bestellung des jeweiligen nachfolgenden Mitglieds im Amt.  
  4. Das Kuratorium kann unter Beachtung der Grenzen des § 9 Abs.1 Satz 1 die Anzahl seiner Mitglieder selbst erhöhen. Eine Erhöhung der Mitgliederzahl erfolgt durch Aufnahme neuer Mitglieder. Jedes Mitglied hat dabei jederzeit die Möglichkeit, geeignete und den Stiftungszwecken verbundene Persönlichkeiten vorzuschlagen. Die Aufnahme eines neuen Mitgliedes erfolgt durch Beschluss, der mit mindestens 2/3 der Stimmen aller Mitglieder des Kuratoriums zu fassen ist.  
  5. Mit Ausnahme des Stifters dürfen Mitglieder des Kuratoriums nicht zugleich dem Stiftungsvorstand angehören.
  6. Das Kuratorium wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden, der den Vorsitzenden in allen Angelegenheiten bei Verhinderung vertritt.

§ 10 Aufgaben des Kuratoriums

  1. Das Kuratorium entscheidet in allen grundsätzlichen Angelegenheiten und berät, unterstützt und überwacht den Stiftungsvorstand bei seiner Tätigkeit. Er beschließt insbesondere über:  
    1. den Haushaltsvoranschlag, vgl. § 8 Abs. 3a;
    2. die Verwendung der Erträge des Grundstockvermögens und zum Verbrauch bestimmter Zuwendungen, vgl. § 8 Abs. 3b sowie
    3. die Jahresrechnung und den Bericht über die Erfüllung des Stiftungszweckes, vgl. § 8 Abs. 3d;
    4. die Bestellung der Mitglieder des Stiftungsvorstandes, vgl. § 7Abs. 4;
    5. Änderungen der Stiftungssatzung. Diese sind zu Lebzeiten des Stifters nur mit dessen Zustimmung beantragbar, vgl. § 12.  
  2. Der Vorsitzende des Kuratoriums vertritt die Stiftung bei Rechtsgeschäften mit dem Stiftungsvorstand oder einzelnen Mitgliedern des Stiftungsvorstandes.

§ 11 Geschäftsgang des Kuratoriums

  1. Das Kuratorium wird vom Vorsitzenden nach Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung einer Frist von zwei Wochen zu einer Sitzung einberufen. Die Einberufung erfolgt schriftlich; die Schriftform gilt durch Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare Übermittlung in elektronischer Form als gewahrt. Sitzungen sind ferner einzuberufen, wenn zwei Mitglieder oder der Vorstand dies verlangen. Der Präsident des Stiftungsvorstands kann an der Sitzung des Kuratoriums teilnehmen, auf Verlangen des Kuratoriums ist er dazu verpflichtet.  
  2. Das Kuratorium ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde und mehr als die Hälfte der Mitglieder, unter ihnen der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende, anwesend sind. Ladungsfehler gelten als geheilt, wenn das mangelhaft geladene Mitglied anwesend ist und von diesem kein Widerspruch erfolgt.  
  3. Das Kuratorium trifft seine Entscheidungen, soweit kein Fall des § 12 vorliegt, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmgleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden oder bei dessen Verhinderung des stellvertretenden Vorsitzenden den Ausschlag. Ein abwesendes Mitglied kann sich aufgrund einer schriftlichen Erklärung, die zur Niederschrift zu nehmen ist, durch ein anwesendes Mitglied bei der Abstimmung vertreten lassen. Der Umfang der Vertretung ergibt sich aus der Vertretungsvollmacht.  
  4. Wenn alle Mitglieder zustimmen, können Beschlüsse im schriftlichen Umlaufverfahren gefasst werden; die Schriftform gilt auch durch Telefax, E-Mail oder durch sonstige dokumentierbare Übermittlung der Stimmabgabe in elektronischer Form als gewahrt. Dies gilt nicht für Entscheidungen nach § 12 dieser Satzung.  
  5. Über die Ergebnisse der Sitzung und der Beschlussfassung, auch im schriftlichen Verfahren sind Niederschriften zu fertigen und vom Vorsitzenden und dem Schriftführer zu unterzeichnen. Sie sind allen Mitgliedern der Stiftungsorgane zur Kenntnis zu bringen.  
  6. Solange der Stifter Mitglied des Kuratoriums oder des Vorstands ist, können keine Beschlüsse gegen seine Stimme gefasst werden (Vetorecht).

§ 12 Satzungsänderungen, Zulegung und Aufhebung

  1. Satzungsänderungen sind zulässig, soweit sie zur Anpassung an veränderte Verhältnisse geboten sind. Sie dürfen die Steuerbegünstigung der Stiftung nicht beeinträchtigen oder aufheben. Soweit sie sich auf die Steuerbegünstigung der Stiftung auswirken können, sind sie der zuständigen Finanzbehörde zur Stellungnahme vorzulegen.  
  2. Der Wegfall eines Stiftungszweckes ist nur zulässig, wenn dessen Erfüllung unmöglich wird oder sich die Verhältnisse derart ändern, dass die Erfüllung des Stiftungszweckes nicht mehr gewährleistet werden kann.  
  3. Beschlüsse nach §12 Abs. 1 bedürfen der Zustimmung einer Mehrheit von 2/3 der Mitglieder des Kuratoriums (sofern existent). Beschlüsse nach §12 Abs. 2 bedürfen der Zustimmung aller Mitglieder des Kuratoriums sowie des Präsidenten des Vorstandes.  
  4. Sofern ein Kuratorium nicht existiert, können Satzungsänderungen nur durch den Vorstand vorgenommen werden. Auch hierfür bedarf es für Änderungen nach §12 Abs. 1 einer Mehrheit von 2/3 der Stimmen, für den Wegfall eines Stiftungszweckes nach §12 Abs. 2 eines einstimmigen Beschlusses. Die Beschlüsse werden erst nach Genehmigung durch die Genehmigungsbehörde (§14) wirksam.  
  5. Anträge auf Zulegung und Aufhebung der Stiftung dürfen nur durch den Stifter persönlich, somit auch nur zu seinen Lebzeiten gestellt werden. Beschlüsse über Anträge auf Zulegung oder Aufhebung der Stiftung sind nach dem Tod des Stifters durch die Organe selbst nicht mehr möglich. Im Übrigen richten sich diese nach den gesetzlichen Vorschriften.

§ 13 Vermögensanfall

Bei Auflösung oder Aufhebung der Stiftung oder bei Wegfall ihrer steuerbegünstigten Zwecke fällt das Vermögen der Körperschaft an die Friedrich-Schiller-Universität Jena, Fürstengraben 1, 07743 Jena, die es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.

§ 14 Stiftungsaufsicht

Die Stiftung untersteht der Aufsicht des Freistaates Thüringen.

§ 15 Inkrafttreten

Die Satzung tritt mit Zugang der Anerkennung der Stiftung durch das Thüringer Ministerium für Inneres und Kommunales in Kraft.